O processo de Conformidade Tributária nos Escritórios de Contabilidade passa por uma série de procedimentos e controles internos, que tem como objetivo garantir a Conformidade em vários processos, mas principalmente:
– A Conformidade nas Apurações de Impostos;
– A Conformidade na Entrega das Obrigações Acessórias;
– O Cumprimento dos Prazos estabelecidos na Legislação;
– A correta interpretação da Legislação Tributária.
Sabemos o quanto complexo é o nosso Sistema Tributário, e o mesmo ainda conta com constantes atualizações.
Dessa forma, existem 03 grandes pilares que ajudam em muito a garantir a Conformidade Tributária nos Escritórios de Contabilidade, são eles:
– Processos e Controles Internos;
– Atualização e Treinamentos;
– Acompanhamento Constante dos Processos.
Processos e Controles Internos
É fundamental para qualquer Escritório de Contabilidade que queira garantir a Conformidade Tributária e dessa forma, trabalhar com um mínimo de tranquilidade, ter procedimentos e controles internos bem implantados.
O primeiro controle que todo Escritório Contábil deve ter, é uma relação sempre atualizada de seus clientes. Por mais básico que isso possa parecer, é muito comum nos escritórios de Contabilidade a vinda de clientes de outros escritórios, a abertura de novas empresas, a saída de clientes para outros escritórios ou mesmo a baixa de empresas inativas.
Dessa forma, é fundamental saber quais são as empresas a serem atendidas mensalmente, com a sua forma de tributação. Inclusive aquelas empresas sem movimento ou inativas, pois elas também têm Obrigações Acessórias a serem entregues.
Agora que já sabemos quais empresas devem ser atendidas mensalmente, é fundamental um controle de Apuração dos Impostos, separando as empresas do Simples Nacional das empresas Normais (Lucro Real e Lucro Presumido). Inclusive com detalhamento de quais impostos cada empresa deve apurar e pagar. Incluindo se tem ICMS, ISS, Impostos Retidos, IPI, entre outros impostos.
O próximo controle interno, diz respeito as Obrigações Acessórias, é necessário saber quais declarações cada empresa é obrigada a entregar, bem como os prazos de entrega. Mais uma vez, não esqueça das empresas Sem Movimento e das Inativas, geralmente é nessas empresas que acontecem os problemas de esquecimento.
Para todos esses Controles Internos, a melhor solução ainda são as planilhas em Excel, sendo que se bem configuradas e bem utilizadas, são uma excelente ferramenta de controle. Você pode até estar pensando, “Mas meu sistema contábil tem esses controles”, pois eu lhe garanto com mais de 18 anos de experiência, que nenhum sistema contábil é perfeito, e eles depende de configurações e parametrizações.
Evidente que recomendo que todos os processos sejam feitos por dentro do Sistema Contábil, desde apuração dos impostos, geração das Obrigações Acessórias, até chegar na Contabilização, mas é fundamental um controle a parte em Excel para fins de conciliação e garantir a Conformidade dos Processos.
Atualização e Treinamentos
O segundo pilar fundamental para garantir a Conformidade Tributária é a constante atualização dos Profissionais da área Fiscal e Tributária. Evidente que o mesmo se aplica aos profissionais da área Contábil e Departamento Pessoal, mas nosso foco neste artigo é a Conformidade Tributária.
A nossa legislação é muito complexa e sofre inúmeras alterações praticamente todos os dias, dessa forma, é de extrema importância essa atualização constante.
Essa atualização passa pela leitura de informativos tributários diários, acompanhamento dos sites oficiais, como da Receita Federal, portal do Simples Nacional, da PGFN, do sistema CFC/CRC, entre outros.
Também é recomendado seguir Profissionais que compartilham conhecimento nas redes sociais, bem como site de notícias, porém nesses casos é necessário ter segurança que aquele profissional ou aquele portal de notícias sejam atualizados e confiáveis.
Cursos de atualização também são super importantes, não somente do ponto de vista de atualização das alterações, mas também as vezes nestes cursos acabamos descobrindo novas formas de interpretação de determinados dispositivos legais. Bem como a troca de experiências e conhecimentos com o instrutor e os demais participantes do evento.
Foi justamente pensando nessa atualização constante, que criei o Simpliance, que é um projeto específico para os Escritórios de Contabilidade, focado especialmente nos aspectos Fiscais, Tributários e Contábeis do Simples Nacional.
O Simpliance é um projeto de Conformidade Tributária focado no Simples Nacional, que vai entregar uma vídeo aula semanal, grupo no Facebook para troca de conhecimentos e experiências, matéria de apoio, atualizações e planilhas de cálculo de impostos.
Acompanhamento Constante dos Processos
Agora que o seu Escritório Contábil já tem processos e controles internos bem implantados, que sua equipe já está bem treinada e atualizada, é o momento de implantar o terceiro pilar, que é o Acompanhamento Constante de toda a rotina Fiscal e Tributária do seu Escritório de Contabilidade.
Esse acompanhamento tem como objetivo verificar se está tudo dentro da Conformidade Tributária, ou seja, se os impostos estão sendo apurados de forma correta, se as Obrigações Acessórias estão sendo entregues de forma correta, se os prazos da legislação estão sendo cumpridos, entre outras questões. Esse Acompanhamento pode ser realizado de forma interna ou externa.
No acompanhamento interno geralmente é de responsabilidade de um Coordenador Fiscal Tributário, ou nos escritórios menores que não possuem um Coordenador, o próprio Contador pode realizar esse trabalho de acompanhamento.
Uma excelente solução também é contratar um Consultor Externo para realizar esse acompanhamento, pois ele vai ter uma visão externa e independente dos fatos. Dessa forma, além de garantir a Conformidade Tributária, pode ainda sugerir alterações e melhorias nos controles e processos internos.
Esse é um dos Serviços que ofereço aos Escritórios de Contabilidade, sempre com o objetivo de garantir a Conformidade Tributária, procurando além de verificar os processos de apuração de impostos e Obrigações Acessórias, também treinar a equipe e implantar junto com essa novas soluções e procedimentos.
Concluindo a Conformidade Tributária
Efetuando a implantação desses 03 pilares, começando pelos processos e controles internos, passando pelas atualizações e treinamentos, e finalizando com o acompanhamento constante dos processos, o Escritório de Contabilidade sem dúvidas estará no caminho certo para garantir a Conformidade Tributária.
